紙での契約書作成は手間と時間がかかりがちですが、電子サインを活用することで簡単かつ迅速に契約手続きを完了できます。
Adobe Acrobat StandardやAcrobat Proの電子サイン機能を利用すれば、契約書の作成から署名、保管までをペーパーレスで行うことが可能です。
これで、紙の契約書とはおさらばです！
この記事では、法的にも安心して利用できる「電子サイン」の特徴や使い方、そしてその法的効力について初心者向けにわかりやすく解説します。
電子サインがもたらすメリットを理解して、業務の効率化を図りましょう！
はじめに
契約書の作成や管理は、フリーランスや個人事業主にとって最も煩雑な作業です。
そこでおすすめしたいのがAdobe Acrobatの「電子サイン機能」です。
この機能を使えば、紙で契約書を作るよりもはるかに効率的に契約プロセスを進められます。
以下では、Acrobat「電子サイン機能」の具体的な特徴やメリットを詳しく説明します。
電子サインとは？
電子サインとは、紙に手書きで署名する代わりに、電子的な手段で文書や契約書に署名する方法です。
署名者の意思確認や本人確認を行い、法的効力を持つことが多く、オンラインでの契約手続きや文書の承認に利用されます。
Q.電子サインとはなんですか？
A.電子サインとは、オンライン契約書やフォームに対する同意または承認の意思を、法的に有効な形で記録するための手段です。アドビの電子サインは立会人型と呼ばれる方式の一つで､法的に有効で、テスト済み、安全であり、監査や検証をおこなうことができます。
Adobe Acrobatの電子サイン機能の主な特徴
ここでは、Adobe Acrobatの電子サインで出来る主な機能について紹介していきます。
法的に有効な契約書を簡単作成
Acrobatの電子サイン機能は、日本を含む多くの国の法的要件に準拠しています。
電子署名法に基づき、本人確認や改ざん防止が保証されているため、安心して利用できます。
これにより、署名者が確実に本人であることと、文書が第三者によって改ざんされていないことを確認できます。
カスタマイズ可能なブランド表示
電子サインを使う際に、デフォルトのAdobeのロゴや表示を自社ブランドにカスタマイズできます。
会社名やロゴを設定することで、顧客に一貫したプロフェッショナルな印象を与えられます。
テンプレート共有で効率化
よく使う契約書をテンプレート化することで、毎回一から書類を作る必要がなくなります。
このテンプレートは社内で共有することもでき、複数のメンバーで効率的に契約業務を進めることが可能です。
例えば、毎回内容が異なる契約書でも、署名フォームだけをテンプレート化すれば手間を大幅に省けます。
一括送信機能で時間短縮（Acrobat ProまたはCreative Cloudコンプリートプラン限定）
Acrobat Proでは、手動では同じ契約書を一度に最大50件まで一括送信できます。
たとえば、新入社員への雇用契約書など、大量に同じ文書を送付する必要がある場合に非常に便利です。
これにより、手作業で一つ一つ送る手間を省き、作業効率が大幅に向上します！
Webフォーム作成でさらに便利に（Acrobat ProまたはCreative Cloudコンプリートプラン限定）
不特定多数の人から署名を集めたい場合は、Webフォーム機能が役立ちます。
URLを共有するだけで、簡単に複数の署名を集められます。
この機能は、イベントの参加同意書やオンライン申請書などにも活用でき、プログラミング知識が不要なので初心者でもすぐに作成可能です。
Adobe Acrobatの電子サインを使うメリット
Adobe Acrobatを活用することで、契約書作成に伴うたくさんの手間を削減できます。
さらに、法的に有効な署名が可能であることも大きな強みです。主なメリットをまとめると以下の通りです。
利用回数無制限
電子サインを無制限に利用できるため、使用回数を気にせずに契約書を送信できます。
従来の制限（年間150回の利用回数制限）は2022年に撤廃され、企業向けに最適化されました。
安全な保管
契約書はAdobe Document Cloud上で安全に保管されます。
さらに、パスワード設定や改ざん防止機能により、文書のセキュリティを強化できます。
国際標準規格に対応
Acrobatは、国際標準規格ISO32000-1に準拠したPDFを作成可能です。
この規格に準拠していることで、契約書が他のツールで崩れたり文字化けするリスクが軽減され、世界中のどこでも安心して使用できます。
特にビジネスのグローバル化が進む中、この点は大きな信頼性を持ちます。
PDFの編集、コメント追加が簡単
契約書に誤りがあった場合でも、PDFを直接編集可能です。
また、他のユーザーと文書を共有し、フィードバックのコメントをリアルタイムで受け取ることもできます。これにより、契約書の確認作業がスムーズに行えます。
Acrobat電子サインの法的効力
Acrobatの電子サイン機能は、以下の理由から法的効力が十分に確保されています。
- 署名プロセスの追跡
誰が、いつ、どこで、どのように署名したかを詳細に記録し、署名者の行動履歴を保存します。
これにより、署名者の本人性を証明できます。 - 改ざん防止
文書に電子署名を行うと、文書の改ざんができないように暗号化され、署名後に変更があればその事実が分かる仕組みが導入されています。
このように、Acrobatの電子サインは、国内外の電子署名に関する法令や規定に則っており、法的な有効性と拘束力を持っています。
電子サインに法的効力はありますか？
はい､Adobeの提供する電子サイン（立会人型）はほとんどの国や地域で法的拘束力を持ち､日本国内においても法的有効性が認められています。またAcrobat Signは電子サイン（立会人型）とデジタル署名（当事者型）の両方に対応し､電子署名法第2条、第3条を適用する業務にも対応することができます。
立会人署名方式による電子署名の電子署名法2条1項1号該当性について
電子署名法3条に関するQ&Aの解釈について
国と地方公共団体の契約に適したAcrobat Signの「クラウドデジタル署名」
以下、Adobe正規代理店の株式会社Too様Acrobat Proの電子サイン機能についてのFAQです。
Acrobat Standard/ProとAdobesignとの違いを示す比較表なども掲載されており、非常にわかりやすいので詳細が気になる方はご確認ください。
Q Acrobat Proの電子サイン機能とは？
A Acrobat Proの電子サインは幅広い法的用件に準拠しています。
法的に有効な電子契約は「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」の要件を満たす必要があります。
Acrobat Proでは、個人のメールアドレスやパスワードによる本人認証で署名者の本人性を確認し、電子契約の一連の処理を監査履歴に記録し、署名済みの文書は改ざん防止の処理が行うことで、文書の非改ざん性を担保します。
このようにAcrobat Proの電子サインは、国内外の電子サイン関連法令および規則に準拠し、法的な効力と拘束力を備えています。
【Acrobatsign料金表】：Acrobatの電子サインのプランと価格
Acrobatの電子サイン機能の使い方
Acrobatの電子サイン機能は、誰でも簡単に始められます。
初めて電子サインを利用する方も、7つのステップを踏めば、スムーズに契約書の作成と署名依頼が完了します。
では、手順を見ていきましょう。
まずは契約書の元となるPDFを作成しましょう。Acrobat Proなら、Microsoft Officeから直接PDFを作成できます。
WordやExcelで作成した書類を「Acrobat」タブの「PDFを作成」をクリックして簡単に変換できます。これで、署名用の準備が整いました。
次に、作成したPDFに署名を追加する手順です。PDFを開いたら、「ツール」タブを選択し、リストから「電子サインを依頼」をクリック。
電子サイン依頼のためのウィンドウが開きます。このステップで、署名を依頼する相手を設定していきます。
契約書に自分自身も署名する場合は、「電子サインツール」の「自分で入力して署名」を選択します。
これで、自分の名前が署名欄に追加され、署名を行う準備が整いました。これだけで、自分の署名を手軽に追加できちゃいます。
署名をお願いしたい相手のメールアドレスを入力するだけで、署名依頼の準備が完了します。
受信者を追加「電子メール」の欄に相手のアドレスを入力し、「文書を準備」をクリックして進みます。複数人に一度に依頼することも可能です。
次に、PDF内に署名欄を設定します。
日付、氏名、会社名など署名が必要な場所をクリックし、「電子サイン」フィールドを配置しましょう。
どこに署名してほしいのかを明確に設定することで、相手も迷わず署名を行うことができます。
このように、Acrobat Proの電子サイン機能は直感的でシンプルな操作が魅力です。
書類のやり取りをデジタル化し、署名依頼や管理を効率化できます。
初心者でもすぐに使いこなせるので、ぜひお試しください。
まとめ
Adobe Acrobatの電子サイン機能は、契約業務のデジタル化を加速させ、法的にも安心して利用できる信頼性の高いツールです。
テンプレートの共有や一括送信、Webフォーム機能など、豊富な機能を活用することで、契約書の作成から署名までのプロセスを大幅に効率化できます。
契約書の作成でお困りの方は、ぜひ電子サイン機能を試してみてください。
ちなみに、私はWebデザイナーとして「Creative Cloudコンプリートプラン」を契約しているので、この便利な「電子サイン機能」を利用することができました。
Adobe電子サインのテレビCMを何度か見たことはありましたが、今までこの機能を使っていなかったのはもったいなかったです…！
まさに宝の持ち腐れです。
紙での指定がない場合には、クライアントに確認を取って積極的に電子サインを活用していきましょう！
ちなみに紙で契約書を準備する手順は以下の記事で紹介しています。
