Webデザイン業務委託契約書用送付状テンプレートと送付後メール定型文

本記事では、WebデザイナーとしてWebサイト制作の依頼を受けた際、使用できる業務委託契約書送付用の送付状テンプレート（契約書2部および返送用封筒を含む）PDFと送付後のフォローメール用の定型文をご紹介します。

契約書送付時に便利な送付状テンプレートの紹介に加え、カスタマイズ時のポイントも解説していきます。

送付状を添えることで、相手への配慮やプロフェッショナルな姿勢を示すことができ、取引内容をより明確に伝えるだけでなく、スムーズなコミュニケーションにもつながります。

ぜひご活用ください！

業務委託契約書に送付状を添えるメリットとは？

クライアントから依頼を受けた際、業務委託契約など契約書を送る際に送付状を添えることで、次のようなメリットがあります。

送付状を添えることは、細やかな配慮を示すビジネスマナーであり、結果として円滑な取引へとつながります。

Webサイト制作用｜送付状テンプレート

ここでは、Webサイト制作に関する業務委託契約書を送る際に添える送付状のテンプレートをご紹介します。

郵送で契約書を送付する際にご利用いただける内容になっていますので、必要に応じてカスタマイズしてご活用ください。

[送付状テンプレート（PDF版）]

送付状のカスタマイズ方法

以下のポイントを踏まえて、送付状テンプレートをカスタマイズしてください。

日付

送付する日付を正確に記載します。

契約書の送付日を明確にしておくことで、相手側も適切な対応をしやすくなります。

宛名

相手の会社名や担当者名を正確に記載します。

スペルミスや名前の間違いは信頼を損なう原因となるため、送付前に必ず確認しましょう。

丁寧な宛名記載が信頼感を高めます。

送付物リスト

送る書類に応じてリストを適切に修正しましょう。

契約書や関連書類の種類が異なる場合は、その内容を正確に記載します。

送付物を正確に記載することで、相手が受け取った内容を正しく把握できます。

備考

返送手順や注意事項があれば、具体的に明記します。返送方法や締め切りがある場合は、相手に分かりやすく記載しましょう。

特に重要なポイントは強調すると良いでしょう。

 以下の記事では、業務委託契約書を送る際の注意点と郵送方法・送料比較してまとめています。

郵送後の連絡用メール定型文

契約書を郵送した後、相手に到着予定や確認を依頼するメールを送ることは、ビジネスマナーとして非常に重要です。

「発送しましたメール」は発送した当日中に送りましょう。

以下に、郵送後に送る「連絡用メール」のテンプレートを紹介します。

郵送後の連絡メールを送ることで、こちらとしても書類を送ったという証明となり、相手に対して丁寧な印象を与えることができます。

追跡番号などある場合には、定型文に追記するとより親切です。

件名：業務委託契約書送付のご案内（株式会社〇〇との業務委託契約）

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇（あなたの名前）です。

先日ご案内いたしましたWEBサイト制作に関する業務委託契約書を
本日〇〇（郵送日）にレターパックにて発送いたしました。

書類は通常、2日ほどで到着するかと存じますので、
お手数ではございますが、お受け取りの確認をいただければ幸いです。

—————————
【郵送内容】
1. WEBサイト制作における業務委託契約書 2通（貴社保存用および当方保存用）
2. 返送用封筒
—————————

【お願い事項】
契約書2通にご署名・ご押印の上、1通を同封の返送用封筒にて
〇日までにご返送いただけますと幸いです。

何かご不明な点がございましたら、ご連絡ください。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

契約書に関するよくある質問

ここでは、契約書を送付する際によくある質問をいくつか紹介します。

契約書はどのような方法で送付すべきですか？

レターパックや簡易書留など、追跡可能な方法で送付することをお勧めします。

大切な書類ですので、万が一の紛失に備えて、受取確認ができる方法を選びましょう。

送付状は必ず必要ですか？

送付状は必須ではありませんが、ビジネスマナーとして添えることを推奨します。

送付状があることで、相手に配慮が伝わり、スムーズなコミュニケーションが期待できます。

郵送後のメール連絡は必須ですか？

必須ではありませんが、ビジネスマナーとして郵送後に到着予定や内容確認を依頼するメールを送ることをお勧めします。

特に契約書のような重要書類の場合、到着確認をしておくことで、万が一の郵便トラブルにも迅速に対応できます。

また、相手に対する配慮を示すことにもなります。

まとめ

契約書送付時に使える送付状テンプレートを紹介しました。

送付状を添えることで、相手に対する配慮が伝わり、信頼関係の向上やスムーズな取引につながります。

ぜひこのテンプレートを活用して、ビジネスのコミュニケーションを円滑に進めてください。

また、契約書を郵送した後のフォローアップメールも、契約の進行をスムーズにし、相手との信頼を高めるために役立ちます。

ちょっとしたフォローが、プロとしての印象を強め、良好な関係を築く一助になります。

今後も駆け出しフリーランスの方や個人事業主に向けたお役立ち情報をお届けしていきます。

それでは、次の記事でまたお会いしましょう！